Xerox Costa Rica, empresa parte de la prestigiosa multinacional norteamericana Xerox, se dedica al manejo de una extensa gama de negocios como lo son venta de equipo (fax, impresoras, fotocopiadoras), servicio de renta y leasing de éstos, así como la comercialización de suministros y repuestos. Actualmente, Xerox se encuentra presente en todos los países a nivel mundial, en cuyos mercados sus productos ocupan posiciones de liderazgo.
Por medio de una solicitud de Xerox de Costa Rica, se realizó una auditoría para detectar los problemas que los estaban afectando, debido a que el software que utilizaban para el área financiera presentaba problemas de suma relevancia para la empresa.
La implantación del software estaba programada para llevarse a cabo en cinco meses. El proceso tuvo un gran apoyo por parte de todos los niveles de usuarios involucrados en el proyecto, lo que hizo más fácil la asimilación del software.
Los participantes en este proyecto consideran que el mismo fue muy beneficioso y que actualmente, hasta los procesos tan sencillos como la conciliación de los cheques se realiza de una forma más efectiva.
Según el Ing. Cipriano González, Gerente de Sistemas de Xerox de Costa Rica., “los beneficios del sistema los podemos ver reflejados en la eficiencia del Departamento de Finanzas y en la disminución de las horas extras que la compañía invertía pagando a los empleados para que cumplieran al día con sus labores. Entre otras cosas, el nuevo programa permitió que los empleados no tuvieran tanto desgaste físico para cumplir su trabajo de una manera eficiente. A su vez, al establecer integraciones con otros sistemas, nos permite contar con un proceso de revisión más ágil del trabajo realizado,” comentó.
Dentro de los beneficios que Xerox obtuvo del sistema, se encuentran:
- Disminución del trabajo manual contable.
- Interfaces con otros programas.
- Aumento en la eficiencia y exactitud de los datos.
- Usuarios satisfechos.
- Generación de reportes más efectiva, exacta y confiable.
- Cumplimiento de objetivos en el tiempo establecido.
- Debido al éxito obtenido en la implantación del software en Xerox Costa Rica, surgió el interés de otras sucursales en adquirir el software.