El módulo de Cuentas por Pagar de Exactus Impulso™, se encarga de manejar la información de los documentos pendientes de pago, y a la vez, de registrar los pagos y la forma de cancelar estas deudas.

La integración con los módulos de Compras, Control Bancario y Contabilidad General asegura un flujo confiable y seguro de información entre los departamentos involucrados en el control de las cuentas por pagar.

CARACTERÍSTICAS

• Manejo del listado de proveedores de la compañía, que incluye información general de los mismos: datos de contacto, si es nacional o externo, condiciones de pago, categoría,   dirección, manejo multimoneda, tipos de retenciones que aplicables y cuentas bancarias asociadas para las transacciones comerciales con estos. La información de los proveedores y su saldo se puede acceder desde la pantalla de generación de documentos, siendo posible su modificación e incluso la creación de nuevos proveedores.
• Al establecer un Proveedor como Exterior no se le calculan los impuestos definidos en los parámetros del módulo, sobre los documentos que se le generan.
• El sistema permite un control estricto de saldos por proveedor y un control total sobre montos totales, impuestos, descuentos e intereses por medio de fechas.
• Permite registrar documentos de crédito que aumentan la cuenta por pagar a proveedores y  documentos de débito para aplicar pagos a los documentos por pagar pendientes y cancelarlos. Acepta manejo de documentos de cobro y pago en múltiples monedas.
• Permite la cancelación total o parcial de documentos mediante la generación, impresión y aplicación de cheques ya sea por documentos o por contra recibos.
• El sistema sugiere para todos los tipos de documento el número de consecutivo con base en el último documento del tipo elaborado.
• Generación de Transferencias Electrónicas de Fondos en multimoneda.
• Al eliminar o anular un documento el sistema permite que se defina una fecha de reversión del asiento correspondiente diferente a la propuesta, la cual a su vez se registrará en la auditoria.
• Manejo de Anticipos mediante un subtipo especial para documentos de débito (cheques o transferencias electrónicas de fondos) que permite la generación de un asiento contable con referencia a una cuenta especial de anticipos.
• Permite el uso y control de Retenciones a Proveedores. Dichas retenciones se parametrizan según sea requerido y se aplican al registrarse o cancelarse los documentos de crédito. Asimismo, se cuenta con un proceso de pago de Retenciones que permite marcar las retenciones como pagadas al recaudador de las mismas.
• Proceso de ajuste por Diferencias Cambiarias, en el que se permite editar tanto la fecha a la cual se desea ejecutar el proceso, como el tipo de cambio al que se hará el proceso. El sistema guarda un histórico de cada proceso realizado. Para garantizar total consistencia con la contabilidad la reconstrucción de saldos de los documentos así como los procesos de anulación y eliminación de documentos consideran el histórico de diferencias cambiarias.
• Generación de documentos (facturas) a partir de las transacciones del módulo de Compras.
• Permite calcular la fecha de revisión de las facturas pendientes y emitir un reporte por fecha de revisión y por proveedor, facilitando la gestión de pagos y el control del flujo de egresos de la empresa.
• Permite tres tipos de consultas: consulta de documentos por proveedor, que incluye una función de búsqueda de documentos y que permite consultar tanto documentos que han sido aplicados sobre otros, como aquellos documentos sobre los que se han aplicado otros documentos; consulta de contra recibos y consulta de mejores proveedores (sobre la base de montos facturados y rango de fechas de ingreso de proveedores). En las tres consultas se puede imprimir un reporte, y en la caso de la consulta de contra recibos y de mejores Proveedores, los datos se pueden pasar a la hoja electrónica de Excel.
• Presenta una serie de reportes que permiten controlar el manejo de las cuentas por pagar de la empresa, desde varias perspectivas y en varias monedas, entre otros:
• Reporte de Cuentas por Pagar, Estado de Cuenta por proveedor, reporte de Saldos por Cuenta, reporte General de Cuentas, reporte de Proyección por Vencimiento, reporte de Análisis de Vencimiento y reporte de Análisis de Antigüedad.
• Reporte de Movimiento Diario, reporte de Documentos Pendientes, listado de Aplicaciones y de documentos por Aplicación, reporte de Diferencias Cambiarias, reporte de Transferencias  y Listado de Retenciones.
• Proceso de recálculo de saldos, que actualiza el saldo tanto de los documentos pendientes de pago o cancelados como el saldo general de cada proveedor. Este proceso se aplica cuando se han ingresado datos (por ejemplo, facturas) por medio de un editor de bases de datos o cuando ocurren problemas imprevistos (por ejemplo, una falla en el servidor o energía eléctrica que pudiera alterar la base de datos).
• Proceso de Purga de datos históricos con el cual se eliminan los documentos cancelados (saldo cero) y aprobados con una fecha anterior a la especificada. Este proceso se utiliza para limpiar el disco de información obsoleta, además de minimizar el tamaño de la base de datos y mejorar el rendimiento. También,  permite eliminar clientes inactivos manualmente, desde la opción de Proveedores.